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L’histoire du Forum Ouvert

Ce processus a été élaboré par Harrison Owen, théoricien, praticien et consultant pour des organisations qui évoluent. C’est aux États-Unis dans les années 80, lorsqu’il constate que les échanges les plus constructifs ont lieu à la pause, prés de la machine à café, car la parole se libère. Il cherche une méthode qui reproduise des conditions informelles.

Définition

C’est une méthode qui favorise une pratique collaborative et qui met en œuvre l’intelligence collective en s’appuyant sur la structure du processus.

Contrairement aux apparences, ce processus s’articule autour de règles précises et d’une animation professionnelle. Le forum ouvert peut sembler brouillon, spontané, voire anarchique et les résultats qui en découlent sont imprédictibles. L’auto-organisation des groupes, la dynamique, la créativité, la liberté d’expression sont autant d’éléments créant un climat favorable aux initiatives.

Mise en Œuvre

Un forum ouvert se prépare et laisse peu de place à l’improvisation. Ainsi, la mise en place d’un comité d’organisation au sein de la structure souhaitant évoluer est nécessaire. Il élaborera la thématique du Forum et organisera la journée avec le facilitateur. Ce sont les participants qui définiront l’ordre du jour et les ateliers le jour J. Une excellente logistique est un facteur de réussite essentiel. En effet, plusieurs espaces vont alimenter et rythmer la production des idées et leurs partages, une bonne coordination sera primordiale (grand cercle – ateliers – place du marché – grand journal – salle des nouvelles – le marché des actions)

L’animateur-facilitateur sera le garant de la procédure et des règles. Il restera disponible avec son comparse « l’ancreur », pour aider et rassurer les participants, tout en étant le plus discret possible.

Comme le principe de base est l’auto-organisation, la réussite du forum ouvert tient à la bonne définition préalable du thème, à la motivation des participants par rapport à la thématique, et la création d’un espace et d’un temps dédiés. Seules ces trois informations seront données aux participants avant le jour J dans l’invitation au Forum Ouvert .

Déploiement

Plusieurs phases s’enchaînent : l’ouverture de la journée, présentation des 4 principes et de la loi du Forum ouvert pour le bon fonctionnement de la journée. La première mise en action des participants est la définition de l’ordre du jour sur le thème, c’est la phase d’émergence.

Sur la place du marché, ils choisissent les sujets auxquels ils souhaitent contribuer, puis ils se répartissent en ateliers afin de produire un contenu dans un temps imparti. La salle des nouvelles permet de mettre en forme les contenus de chaque groupe de travail. Les participants peuvent prendre connaissance de l’avancée de tous les sujets dans le grand journal qui centralise les informations.

Une phase de convergence en grand groupe permet des mises en actions, des projets et des prises d’initiatives naissent, des groupes motivés s’organisent, des priorités sont définies. Puis, vient le temps de clôturer la journée par le ressentis de chacun sur l’expérience du forum ouvert.

Et après

L’histoire se poursuit par des engagements, le suivi des projets et des actions. Étape indispensable pour que l’énergie ne retombe pas comme un soufflé et produise jusqu’à un effet délétère, vigilance.

Avantages

Une mise en action d’un grand nombre de contributeurs est possible avec cette méthode (de quelques dizaines à plusieurs centaines).

La mise en relation, le mélange des participants, l’intelligence collective, la co-construction sont sources d’une dynamique incroyable, durable pour le groupe.

La liberté stimule la créativité, des résultats rapides et surprenants en une journée (ou 1.5 jour).

Le processus augmente l’autonomie, la responsabilisation des participants

Limites

De manière pragmatique, la neutralité des secrétaires dans la salle des nouvelles est un point d’attention.

Plus globalement, la liberté peut dérouter. Le manque de leader peut également être déstabilisant, cela dépend fortement de la culture de l’entreprise.

Le suivi est une « étape hors forum » qu’il est nécessaire de clarifier avant son organisation.

C’est une méthode qui peut demander des phases de travail préalables sur les relations, la communication, la confiance… avant son utilisation pour que les participants se sentent en sécurité. Ou inversement, elle peut être le point de départ d’un mouvement collectif vers un changement de culture porté par tous. C’est alors un acte volontaire de rupture avec un ancien mode de fonctionnement.

Être bien accompagné, dans la préparation et la facilitation d’un forum ouvert, est indispensable.

 

Sources

Livre Blanc sur le forum ouvert, 2012 Koehler Christine. Disponible sur Internet à l’adresse suivante : http://forum-ouvert.fr/

Formation au Forum Ouvert – Eric Sanner.